Офисный пакет Microsoft, пожалуй, самое распространенное программное решение, которое используется бизнесом. Обойтись без этого набора могут единицы. Как правило, Microsoft Office приобретается в обязательном порядке любой компанией – и самой маленькой фирмой, и крупной корпорацией. Причины очевидны, и обсуждать их нет смысла. А вот о том, какую версию Office – коробочную или облачную – стоит выбрать, порассуждать стоит. И не только потому, что приобрести можно любую. Классический Microsoft Office привычнее и «роднее» многим ИТ-специалистам, чем новый Office 365.
Вам будет интересно:Информационная безопасность – сделай SAM!
Давайте разберемся, в чем состоят принципиальные отличия одной версии «Офиса» от другой, в чем их достоинства и недостатки.
В чем отличия облака от коробки?
Вообще, сравнение коробочного Microsoft Office и Office 365 некорректно. Дело в том, что Office 365 – комплексное решение, которое позволяет работать не только с документами. Это еще и онлайн-сервисы, которые особенно актуальны для малого и среднего бизнеса.
Вам будет интересно:Как выбрать ЦОД
Первое, самое явное отличие Office 365 состоит в возможности использовать всю его функциональность на всех устройствах пользователя – как рабочих, так и мобильных и домашних, допуская установку на них любых платформ: от Windows и Mac до iOS и Android.
Второе отличие – Office 365 позволяет бесплатно использовать самую новую версию продукта. Постоянный доступ к новой версии Office означает не только возможность пользоваться последними новациями, но и доступ к актуальной поддержке Microsoft, в том числе в области обеспечения безопасности. А вот коробочная версия устаревает, что особенно заметно для малого бизнеса, который, как правило, динамично развивается и, нуждаясь в новых функциях своего инструментария, вынужден будет приобретать новую коробку.
Третье важное обстоятельство – доступ к онлайн-версии, которую дает Office 365. Она позволяет работать через браузер с любого устройства, в том числе чужого. Таким образом, пользователь может выполнить любую срочную задачу в любом месте, даже там, где он оказался совершенно случайно, например в интернет-кафе на отдыхе.
Вам будет интересно:Как наклеить на экран смартфона стекло или пленку
Четвертое – неограниченное число переустановок Office 365. Эта возможность особенно актуальна при замене оборудования. Коробочная версия позволяет установить продукт только два раза: один раз на стационарное и один раз на портативное устройство.
Но самое главное отличие – дополнительная функциональность Office 365. До недавнего времени она была доступна бизнесу только при условии значительных инвестиций в развитие собственной инфраструктуры. Воспользоваться ею, по сути, могли только крупные компании. А теперь эти сервисы можно приобрести буквально, как любят говорить в Microsoft, по цене чашки кофе. Это и электронная почта с календарями, базовый сервис, необходимый для работы любой компании. Это и корпоративный портал, который обеспечивает и совместную работу с документами, и ведение блогов, и внутреннее общение сотрудников. Такая возможность особенно ценна для небольших компаний, которые распределены географически. Наконец, в Office 365 есть такой шикарный компонент, как Skype for Business – унифицированные коммуникации. Это решение позволяет не только делать звонки или обмениваться сообщениями, как обычная версия Skype. При помощи Skype for Business можно проводить презентации для большого числа других пользователей – с демонстрацией экрана и т. п. При этом к корпоративному аккаунту можно подключать еще и внешних пользователей по обычной ссылке, проводить для них презентации (полезно для продаж) и семинары (пригодится для поддержки клиентов), записывать сессии, делать общие заметки для участников, подключать офисную АТС для звонков на внешние номера. Все это заметно упрощает и удешевляет как внутренние, так и внешние коммуникации.
Такие дополнения, как хранилище данных объемом в 1 Тбайт в облаке для каждого пользователя, можно было бы и не упоминать.
Вам будет интересно:Как внедрить корпоративный мессенджер и нужно ли это делать
Таким образом, в Office 365 присутствует множество сервисов, которые компания может получить буквально по щелчку пальцев, не тратя годы и деньги на формирование сложной инфраструктуры.
Резюме: если коробочная версия Office закрывает потребность только в офисных средствах и больше ни в чем, то Office 365 предлагает в рамках подписки вместе с базовыми возможностями множество дополнительных функций, без которых бизнес часто просто не может обойтись.
Почему еще стоит выбрать Office 365?
Что может заставить компанию с устоявшимся бизнесом перейти на Office 365? Логика развития и адекватность. Выгода использования облачной модели, которая известна всем. Да, консерватору приятно приобрести коробку, подержать ее в руках, поставить на полку. Но выгода от перевода затрат из капитальных в операционные, распределенные платежи – все-таки очевиднее. Возможность закрыть пусть даже только базовые потребности при помощи подписки, а не покупки лицензии уже дает заметные экономию и гибкость.
Кроме того, даже для компании с устоявшимся бизнесом никто не сможет дать прогноз, что может с ней случиться через два или три года. Многие компании, купив коробки или даже лицензии, сталкиваются с тем, что они не используются. Сокращения, переформирования – большое количество коробок просто лежит на складе.
Office 365 позволяет менять количество лицензий ежегодно или даже помесячно. В нашей практике множество примеров того, как самые разные компании экономят значительные суммы уже на том, что оперативно сокращают количество необходимых подписок.
А что делать с действующими лицензиями?
В случае если у компании имеется действующая Open License, то это тоже не проблема – подписка на Office 365 есть и в ней. Мы стараемся предлагать своим заказчикам месячные и годовые подписки CSP, но если клиент предпочитает лицензирование OL, то это не станет проблемой для миграции.
Принимать решение о переходе компании на подписную модель должен не ИТ-специалист, а менеджер, отвечающий за бюджетирование: генеральный, финансовый, возможно, коммерческий директор. Главные преимущества Office 365 – экономические, и именно руководители этого профиля оценят их первыми и по достоинству. Им будет очевиднее, что Office 365 позволяет оптимизировать ИТ-бюджет, избавиться от постоянных неэффективных затрат. Это одновременно и экономия, и новые возможности для бизнеса. К слову, по нашему опыту, преимущества Office 365 легче доносить как раз до бизнес-менеджмента, чем до руководителей ИТ-отделов.
Важный момент, который волнует многие компании, – проблема передачи лицензий при перерегистрации ООО. Могу успокоить: так же, как и в OL, для Office 365 предусмотрены механизмы передачи лицензий.
И тем не менее коробочная версия Microsoft Office до сих пор пользуется большой популярностью. Могу с уверенностью заявить, что причины ее – привычка и менталитет. Как ни странно, консервативностью отличаются в первую очередь ИТ-администраторы, люди, которые постоянно сталкиваются с новыми технологиями и могут оценить их эффективность. Думаю, что дело в нежелании менять инфраструктуру, которую эти специалисты годами создавали и поддерживали в компаниях. Для них переход на подписную модель не всегда ясен и логичен.
Кроме того, классический Microsoft Office более понятен. Айтишники, сталкивающиеся с Office 365, чаще испытывают по отношению к нему сомнения, они не слишком уверены в своих силах, не всегда готовы прикладывать усилия для того, чтобы разобраться с нюансами лицензирования, поставками ключей и т. п.
А главной причиной консервативного отношения некоторых заказчиков к Office 365 является стереотипное представление об облачном сервисе. Странно, необъяснимо, но многие до сих пор думают, что работать с Office 365 можно только из браузера.
Когда переходить на Office 365?
Поводов для этого множество. Все сценарии перехода на Office 365 логично будет разделить на две группы. Первая объединяет случаи, когда компания испытывает потребность в новом офисном ПО: приходят новые сотрудники, расширяется бизнес, устаревают используемые версии Office. В этом случае речь идет о том, какой способ лицензирования выбрать: OL, покупку коробок, помесячную или годовую подписку.
Вторая группа сценариев – потребности бизнеса, необходимость использования новых сервисов и т. п. Здесь заказчики отталкиваются от задач: решить конкретную проблему, получить конкурентные преимущества, наладить совместную работу с документами, построить управление проектами, внедрить электронный документооборот. Часто на Office 365 переходят при необходимости выстроить внутрикорпоративные коммуникации, многие компании SMB-сегмента экономят за счет распределения ресурсов и удаленной работы сотрудников. Для обеспечения их работы сценарии Office 365 подходят наилучшим образом, потому что они предоставляют полноценное общение внутри компании, которое при этом защищено.
Стоит назвать и сценарии перехода на Office 365, связанные с необходимостью обновления хардверной инфраструктуры. По мере устаревания оборудования, например почтового сервера, встает проблема закупок и «железа», и новых лицензий. Office 365 позволяет обойтись без таких инвестиций.
Где покупать подписку?
И наконец, последний, но очень важный вопрос: где приобрести подписку. Изначально Office 365 предусматривал приобретение подписки на сайте Microsoft, но очень быстро корпорация стала привлекать к продвижению пакета своих партнеров. Конечно, можно оформить подписку непосредственно в Microsoft (продавцом в этом случае будет выступать Microsoft International, отделение корпорации в Ирландии), но нужно быть готовым к тому, что полного комплекта документов, отвечающих требованиям российского законодательства и необходимых в случае проверок, корпорация предоставить не сможет. Более того, в этом случае оплата возможна главным образом с использованием банковской карты, что для многих российских компаний просто невозможно. Поэтому я рекомендовала бы обращаться к российским партнерам Microsoft, которые обеспечат и надлежащее оформление покупки, и более тесное взаимодействие при поддержке.
