Мессенджеры сегодня плотно вошли в жизнь людей, и было бы странно, если бы они не играли важную роль и в бизнесе. Правда, в этом случае чаще используют не общеизвестные Viber, WhatsApp и Skype, а специальные корпоративные версии, включающие в себя ряд функций, актуальных именно в бизнесе. Так, все участники чатов – только сотрудники компании (через тот же Viber общение происходит также с родными и друзьями), имеется возможность интеграции с другими сервисами (например, настроить получение сообщений об изменении в какой-либо программе или сервисе управления), возможность группового обсуждения рабочих вопросов без необходимости задействовать всех участников, групповые и индивидуальные видеоконференции и т. д.
Вам будет интересно:5 сервисов Microsoft Azure, которые SMB-компании могут использовать прямо сейчас
Однако многие компании, которые пытались внедрить у себя корпоративный мессенджер, в итоге вернулись к прежним формам коммуникации. Почему? Чаще всего причина в том, что руководители не сумели правильно организовать внедрение. Сегодня мы дадим несколько рекомендаций, как это лучше сделать.
Вам будет интересно:Как сбросить пароль к Windows 10 или более ранней версии ОС
1. Определитесь, нужен ли вам корпоративный мессенджер
Вот несколько критериев, которым должна соответствовать компания, чтобы можно было поднимать вопрос о внедрении мессенджера:
• Все сотрудники (или большая часть) используют в работе компьютер или пользуются для коммуникации между собой смартфонами, планшетами. Нет смысла заводить мессенджер на предприятии общепита или на фабрике по производству обуви, но, например, в частной поликлинике он будет полезен.
• Сотрудникам затруднительно общаться друг с другом вживую по рабочим вопросам. Например, если у вас фотоателье, в котором всего три человека, сидящих в одной комнате, то заводить корпоративный мессенджер — лишняя трата времени. Другое дело, если в штате больше десяти человек и располагаются они в разных помещениях, а кто-то еще подрабатывает удаленно, – тут мессенджер поможет эффективно решать многие задачи.
Вам будет интересно:Как организовать систему обратной связи с помощью Trello
• Сотрудникам приходится контактировать по рабочим вопросам не менее 5-10 раз в день. Там, где люди знают, что должны делать, и новый проект у них появляется раз в неделю, нет смысла заводить мессенджер – потраченные на его внедрение ресурсы вряд ли окупятся. Но, скажем, в рекламном агентстве, где большой поток клиентов и менеджер постоянно должен распределять заказы между дизайнерами, интересоваться у работников типографии о готовности материалов, – тут мессенджер крайне необходим.
2. Выберите мессенджер, подходящий для ваших нужд
Выбор корпоративного мессенджера — тема для отдельной статьи, но в общих чертах можно сказать об этом и здесь.
Прежде всего надо определить свои требования к мессенджеру. Должен ли он поддерживать работу по локальной сети или достаточно работать только через Интернет? Хватает ли версии для Windows или необходим кросс-платформенный продукт — и для Linux, и для MacOS, и для Android, и для iOS? А может, пользователей вообще устроит только браузерная версия? Будет ли интеграция со сторонними сервисами и приложениями? Нужен ли обмен файлами? Важна ли русификация программы или устроит английский язык? Готовы ли вы платить за программу или предпочтительна бесплатная версия? Какая степень защиты данных нужна?
В качестве флагманов корпоративных мессенджеров можно выделить три:
• HipChat — один из старейших на рынке;
• Slack — самый, пожалуй, популярный среди работников IT-индустрии;
• Flock — один из самых молодых мессенджеров, позиционирующий себя как убийца Slack.
Все они являются кросс-платформенными продуктами, имеют web-версию (можно сказать, она у них основная), позволяют подключать огромное количество сторонних версий, ими можно пользоваться бесплатно с ограниченным функционалом (но многим его хватает). Однако только Flock имеет русскую локализацию. К тому же Flock можно использовать и для общения с клиентами (хотя это не так удобно, как в специализированных сервисах).
Возможно, вас вполне устроит и старый добрый Skype, благо сейчас в личных целях им пользуются довольно редко, так что рабочее и личное общение не будут мешать друг другу.
3. Подготовьте мессенджер к запуску
Для запуска корпоративного мессенджера нужно прежде всего зарегистрировать в нем свою компанию: на странице регистрации ввести основные данные (обычно достаточно названия), адрес почты администратора, его пароль, а также придумать домен, так как многие мессенджеры имели вначале только веб-версию. Для входа на свою страницу нужно будет в браузере перейти по адресу типа домен.hipchat.com и ввести свои данные (логин и пароль).
После регистрации необходимо разослать приглашения сотрудникам по электронной почте через специальный сервис программы. Сразу же можно определить каждому права доступа: возможно, кому-то потребуется дать права администратора, кому-то – только доступ в режиме чтения сообщений и т. д., одни могут получить право создавать группы, а другие — нет.
4. Создайте основные группы для связи
В корпоративных мессенджерах возможны как переписка двух сотрудников между собой, так и групповое общение. Для полноценного функционирования следует создать основные группы. В главную группу должны входить все сотрудники — она будет использоваться для оповещений. Важно также создать группы по отделам, чтобы сотрудники, ведущие один вид деятельности, могли переписываться между собой. Можно также создать группы наиболее часто общающихся сотрудников, например, производственного отдела и отдела выдачи заказов.
5. Проследите за регистрацией всех сотрудников
После получения приглашения на электронную почту каждый сотрудник должен зарегистрироваться в мессенджере: ввести на странице регистрации свой почтовый адрес (тот, на который пришло письмо) и пароль. Теперь можно сразу приступать к работе в мессенджере.
Не менее важно каждому сотруднику определить, каким образом он будет пользоваться мессенджером. Возможно, кому-то понадобится установить на компьютер приложение мессенджера, а кому-то вполне достаточно браузерной версии. Тем, кто всегда должен быть на связи, нужно установить приложение и на свой телефон (чтобы отвечать на сообщения в любом месте и в любое время).
По умолчанию в упомянутых трех мессенджерах оповещения приходят о личных сообщениях и о сообщениях в группе, адресованных непосредственно пользователю (в группах можно упомянуть того или иного пользователя). Но, возможно, кто-то хочет быть в курсе всего, что происходит в той или иной группе, и в таком случае потребуется произвести соответствующую настройку.
В команде могут быть сотрудники, которые будут сопротивляться внедрению данного новшества. Таких членов команды можно «простимулировать», например, лишением премии. Практика показывает, что после этого дело движется гораздо легче.
6. Интегрируйте мессенджер со сторонними сервисами
Подумайте, какие сервисы и приложения вы хотели бы подключить к мессенджеру – список интегрируемых с тем или иным из них можно найти на официальном сайте разработчика.
Если вы пользуетесь в команде сервисом Trello, то обязательно подключите его к мессенджеру — на определенный канал будут приходить сообщения об изменениях в карточках Trello. Программистам важно получать оповещения об изменениях, например, на GitHub. Можно настроить получение сообщений о новых заявках от клиентов, поступивших, например, на почту.
Если желаемого сервиса в списке нет, возможно, его получится подключить с помощью программистов. Например, Flock предлагает такую возможность.
7. Основное правило функционирования мессенджера — всю коммуникацию осуществлять через него
Необходимо с самого начала по возможности отказаться от всех других видов коммуникаций. Один из важных плюсов мессенджера — история коммуникаций. Иногда сотрудник утверждает, что ему не было поручено то или иное задание, и если приказ нигде не зафиксирован, то доказать обратное невозможно. А мессенджер позволит довольно быстро прояснить ситуацию: в нем очень легко найти, кто, когда и кому говорил.
Внедрение корпоративного мессенджера — не самая сложная задача, при необходимости ее можно осуществить за одну-две недели. А положительный эффект может быть огромным: по разным исследованиям, рабочее время после внедрения мессенджера расходуется эффективнее на 10–40%.
