15-03-2019 00:40

Как перейти от аутсорсинга печати к ИТ-аутсорсингу и зачем это делать

Как перейти от аутсорсинга печати к ИТ-аутсорсингу и зачем это делать

Российский рынок аутсорсинга печати медленно, но последовательно растет: согласно данным IDC, к 2021 году он сможет достичь $199,9 млн при среднегодовом темпе роста 5,8%. При этом только около 10% российских компаний готовы на подобный шаг: одни не применяют сервис из соображений безопасности, другие не верят в его экономическую эффективность. Свою роль играют и стереотипы – например, иногда заказчики считают, что поставщики таких услуг заинтересованы лишь в крупных проектах. Расскажу, как на самом деле аутсорсинг помогает компаниям малого и среднего бизнеса уже сегодня.

Снижаем затраты

Honor 10 Lite дебютировал в МинскеВам будет интересно:Honor 10 Lite дебютировал в Минске

Большинство заказчиков ждут от аутсорсинга печати в первую очередь сокращения затрат – и действительно получают такой результат, так как чаще всего инфраструктура печати до преобразований неэффективна. Ведь обычно ее развитие в компаниях происходит стихийно: устанавливается много МФУ и принтеров от различных вендоров, а поскольку унифицировать закупку расходных материалов и запчастей в условиях такого зоопарка устройств невозможно, затраты неизбежно растут.

Зачем размножаются брендыВам будет интересно:Зачем размножаются бренды

По нашему опыту, аутсорсинг печати позволяет добиться снижения общих издержек на печать на 25–50%. Так, поставщик услуг печати может определить, с помощью каких устройств достигается наибольшая экономия, и организовать процесс с учетом минимизации поломок и затрат на расходные материалы. Например, наша служба сервиса нацелена на максимальную эффективность благодаря системе удаленной диагностики печатных устройств. Инженеры, выезжая на объект, заранее знают, какой ремонт потребуется, и берут с собой необходимые детали и инструменты. Формирование и содержание подобной службы внутри организации, особенно если это малое или среднее предприятие, было бы слишком дорогим и трудоемким процессом.

Сократить расходы позволяет и сама оптимизация инфраструктуры печати – переход от системы с принтером в каждом кабинете к размещению печатных устройств по европейской модели Print Room, в которой используются производительные МФУ с большим количеством функций и меньшими затратами на обслуживание. Правда, в первое время приходится сталкиваться с недовольством коллектива — ходить в коридор менее удобно, чем забирать распечатки в своем кабинете. Однако чаще всего негативное отношение быстро затухает, когда сотрудники осознают, что теперь им доступно гораздо больше функций.

Navitel DR500: качество без излишествВам будет интересно:Navitel DR500: качество без излишеств

Эффект от аутсорсинга важно правильно рассчитать. Часто менеджеры компаний рассматривают только явные расходы – например, на запчасти и зарплату инженеров, при этом не учитываются скрытые затраты – например, на хранение и содержание склада множества расходных материалов или временные траты инженеров, вынужденных проходить обучение у нескольких вендоров. Кроме того, эффект от изменения инфраструктуры печати не бывает мгновенным. Система дает результат ориентировочно через один-два месяца после внедрения: сокращаются общие затраты на печать и снижается нагрузка на специалистов по поддержке пользователей.

img

Усиливаем информационную безопасность

Некоторые российские компании считают аутсорсинг печати небезопасным, но это заблуждение: управляющее ПО может быть установлено в сети заказчика без необходимости передачи информации вовне.

При этом компании редко устанавливают системы безопасности печати, ограничиваясь защитой на уровне ИТ-средств. И это не совсем верный подход. По данным опроса Quocirca, 63% компаний хотя бы однажды сталкивались с утечкой информации через каналы печати. Часто сотрудники просто забывают конфиденциальные документы в лотках МФУ. Справиться с этим помогает система безопасной печати: пользователи авторизуются по бесконтактным магнитным картам, и доступ к документу предоставляется только сотруднику, отправившему его на печать. Опыт показывает, что такая система к тому же помогает экономить около 20% бумаги — просто за счет того, что сотрудники перестают массово распечатывать документы для личного пользования.

Существуют и другие технологии защиты конфиденциальных данных: авторизация на устройствах печати по лицам сотрудников, облачные сервисы для распознавания лиц, интеллектуальные IP-видеокамеры.

Автоматизируем документооборот

Аутсорсинг печати – это не только экономия и безопасность. Благодаря специализированным программным решениям у устройств печати появляются новые функции: современные системы могут автоматически обрабатывать документы со штрихкодами, загружать их в ERP-систему и отправлять по электронной почте. Появляются и новые функции, связанные с распознаванием документов, – например, распознавание и автоматическое добавление данных в систему документооборота или распознавание текста при сканировании и автоматическое сохранение в нужном формате. До внедрения аутсорсинга многие компании практически не пользуются технологиями распознавания документов, несмотря на то что это снижает уровень ручного труда и оптимизирует работу целых отделов.

Возможности электронного документооборота очень широки. В продуктовой линейке Konica Minolta есть решения, для использования которых достаточно загрузить первичную документацию в лоток МФУ и запустить процесс сканирования – система автоматически распознает тип и содержание документа, проиндексирует, переведет в требуемый формат и направит на хранение или дальнейшую обработку. Кроме того, может производиться штрихкодирование для последующей оперативной идентификации документа – причем как в бумажной, так и в электронной форме.

img

Переходим от аутсорсинга печати к комплексному ИТ-аутсорсингу

Важно понимать, что аутсорсинг печати может стать отправной точкой для глобального снижения затрат на использование ИТ-инфраструктуры: печатных машин и их обслуживания, устройств, интегрированных в сетевую инфраструктуру, и главное – программного обеспечения, которое может находиться либо на машинах и серверах компании, либо в облачных сервисах. Аутсорсинг печати тесно переплетается с контент-менеджментом, открывая широкий круг дополнительных возможностей.

Часто и сам софт связан с другими информационными системами. Например, чтобы контролировать авторизацию пользователей на устройствах, необходима интеграция с системой аутентификации. А система распознавания документов должна работать в связке с почтой, ERP-системой, информационным порталом, системой электронного документооборота.

Аутсорсинг в сфере ИТ может использоваться применительно к сервису, инфраструктуре или информационным системам. Услуги аутсорсинга позволяют вывести бизнес-процессы компании на качественно новый уровень, так как поставщик предоставляет не просто информационную систему, а новый бизнес-сценарий.

Выбираем поставщика услуг

При выборе поставщика услуг аутсорсинга печати важно учитывать две составляющие. Во-первых, стоит обращать внимание на крупные организации со стабильной позицией на рынке. Все-таки аутсорсинг – сложный процесс с финансовой и юридической точки зрения. Во-вторых, поставщик должен обладать мощной сервисной службой: обеспечивать согласованный SLA в любой локации, в любое время и для любого количества установленных машин, а значит, и для организаций любого размера. Это могут сделать только крупные сервисные компании.

Конечно, при выборе поставщика также важно смотреть на опыт работы и спектр предоставляемых услуг. Компания должна обладать определенным уровнем экспертизы по обслуживанию оборудования и программного обеспечения, иметь в структуре службу поддержки с квалифицированными инженерами, уметь предсказывать выход аппаратов из строя, отслеживая потенциальные сбои, и быть надежным финансовым партнером.

Оценить уровень экспертизы можно в личном общении со специалистами компании. Важно, чтобы компания могла предоставить прогноз затрат после перехода на аутсорсинг — крупные поставщики готовы делать это и обосновывать экономическую выгоду для компании-заказчика в цифрах. Такой подход помогает и ИТ-директору защитить проект перед руководством: топ-менеджмент всегда ориентирован на снижение затрат, и после изучения детальных расчетов обычно не остается аргументов против ИТ-аутсорсинга.

Ключевые слова: Аутсорсинг печати

[ Подписка на журнал ]

Об авторах

Павел Шалагинов

Руководитель отдела корпоративных продаж, Konica Minolta Business Solutions Russia.



Источник