17-04-2020 05:46

Основы удаленной работы: как организовать из «ничего»

Основы удаленной работы: как организовать из «ничего»

Тема удаленной работы с новой силой всколыхнула общественность в связи с последними событиями в мире. Обсуждать, насколько пандемия COVID-19 действительно опасна, не станем, но в любом случае ее значение для мирового сообщества неоспоримо — как минимум в качестве тренировки поведения в чрезвычайной ситуации. Один из аспектов — превентивная изоляция, повлекшая сложности с привычным графиком работы, вплоть до отмены транспортного сообщения и закрытия офисов. Не всем по душе остановка производственных процессов, пусть даже и форс-мажорная: неудивительно, что ряд руководителей начали спешно искать решения для организации работы сотрудников удаленно, из дому.

Как быстро перевести документооборот «на удаленку»?Вам будет интересно:Как быстро перевести документооборот «на удаленку»?

Казалось бы, чего изобретать велосипед – армия фрилансеров много лет доказывает, что дисциплинированному человеку без разницы, где работать, дома или в офисе. Средства связи развиваются, позволяя синхронизировать действия и согласовывать решения в реальном времени, в том числе текстом, графикой, голосом и видео. Интернет-технологии породили удивительное сочетание облачных решений и мобильных устройств — любая работа, связанная с компьютером и телефоном, может осуществляться откуда угодно и выполняться столь же эффективно, как и в рабочем помещении.

Мы за безопасный ПК: выбираем защиту для WindowsВам будет интересно:Мы за безопасный ПК: выбираем защиту для Windows

Словом, технических препятствий нет. Проблема в другом: как выбрать модель удаленной работы для того или иного вида деятельности с тем чтобы внедрить ее максимально быстро и с минимальными затратами? Увы, времени на подготовку никто не дал (на то он и форс-мажор), а значит, организовывать «удаленку» придется на ровном месте из подручных материалов. Или смириться с потерями времени и средств на развертывание и внедрение, которые, безусловно, будут совершенно нетипичными в силу множества обстоятельств социального характера.

Как настроить ZOOM?Вам будет интересно:Как настроить ZOOM?

CRM-системы: готовность номер один

Очевидно, что в наилучшем положении окажутся дальновидные компании, которые следят за трендами и повышают эффективность труда за счет внедрения глобализованных СRM-систем и прочих средств распределенной работы. Для подготовленной инфраструктуры перейти на удаленный режим работы не составит труда – ведь не имеет значения, сколько сотрудников выехало в командировку, один или все. К примеру, если в компании развернут «Битрикс24» и есть опыт сотрудничества хотя бы с одним телеработником, то и проблем нет — по аналогии подключаются все остальные.

img

Почему так? Всё просто: «Битрикс24» изначально наделен механизмами, позволяющими отвязать сотрудников от рабочих мест и предоставить работодателям возможность вербовать персонал и формировать рабочие группы без территориального ограничения. Таким образом, к проектам привлекаются наиболее востребованные компанией кадры, которым нет нужды регулярно посещать офис – все задачи решаются с помощью мобильного приложения. Разработчики, кстати, акцентируют внимание на том, что речь идет о полноценной версии «Битрикс24», а не упрощенной «карточке клиента».

Удаленный ИТ-отдел — фундамент надежной работы

Но, как говорится, не «Битриксом» единым. Ситуация с вынужденным переходом на «удаленку» означает, что вся офисная инфраструктура останется без присмотра, а это недопустимо. Любой сбой в компьютерном оборудовании парализует всю работу на неопределенный срок. Поэтому первостепенная задача – оснастить серверную и сетевую инфраструктуру средствами удаленного доступа, причем специализированными, такими как модули управления электропитанием (PDU) и средства управления KVM (keyboard-video-mouse).

img

IP KVM предоставляют возможность удаленного управления серверным и сетевым оборудованием через любую доступную сеть или Интернет, как если бы оператор находился непосредственно в офисе. Таким образом, ИТ-специалисту становятся доступны любые манипуляции с оборудованием, включая управление электропитанием, реализуемое посредством модулей PDU (Power Distribution Unit). Установка и обновление ПО, обслуживание и профилактика, решение проблем с прикладными программами и внесение необходимых изменений — все манипуляции с серверами и сетевыми узлами производятся удаленно.

Cisco WebEx Meetings: телеконференции, удаленная работа, вебинары, совещанияВам будет интересно:Cisco WebEx Meetings: телеконференции, удаленная работа, вебинары, совещания

Разумеется, заботиться придется и о компьютерах сотрудников: на них придется установить систему удаленного доступа наподобие TeamViewer. Как решать проблему конфиденциальности личных данных, правомочности использования «домашнего» ПО для рабочих целей и прочие подобные моменты — задача юридического характера, а не технического, тем не менее забывать об этом не следует.

Превращаем локальную сеть в глобальную

Итак, ИТ-отдел «удален» по домам — самое время позаботиться о прочих сотрудниках. В ситуации с системами, подобными «Битрикс», всё просто. А если персонал работает по старинке, с типовыми программами и классическим документооборотом, самым простым выходом станет организация виртуальной частной сети — VPN. Ее ключевыми особенностями являются высокий уровень защищенности (ведь доступ к корпоративной сети осуществляется через Интернет), а также простота настройки и подключении.

img

Создание VPN позволит сотрудникам подключать домашние рабочие места к офисной сети так, как если бы они работали непосредственно в офисной «локалке». Такой подход позволяет к тому же контролировать трудовую дисциплину — «посещение» работниками своих рабочих мест: время подключения/отключения, нахождения в сети и сетевая активность легко отслеживаются. Остается установить на компьютеры пользователей необходимый софт (лучший вариант — раздать по домам офисные ПК) — и можно продолжать трудиться.

Телефонизация — не роскошь

Компьютеры — прекрасно, отдел продаж, бухгалтерия, отдел дизайна и маркетинга уже могут работать. Но что же делать с телефонной связью? Хорошо, если все сотрудники обеспечены корпоративными мобильниками, — а если нет? Здесь не обойтись виртуальной АТС, построенной на принципах IP-телефонии. Упреждая вопросы: да, многое можно сделать с обычной, не виртуальной АТС, и многие операторы телефонной связи предоставляют некоторые возможности, но это не всегда удобно и просто. Зато с виртуальной АТС никаких проблем, да и развернуть ее можно за считаные часы своими силами.

Разумеется, основная часть виртуальной АТС разворачивается в офисе (это можно сделать и дистанционно). После подсоединения к ней всех входящих офисных номеров необходимо в первую очередь настроить переадресацию на терминал секретаря-ресепшиониста — именно он сможет оперативно работать с клиентами до завершения работ по удаленной телефонизации. В дальнейшем все отделы преобразуются в группы, где за каждым сотрудником закрепляется внутренний номер. Уже на этом этапе компания начинает оживать: работает автоответчик, входящие звонки, пусть и вручную, перенаправляются в нужный отдел или конкретному сотруднику.

img

В завершение настроек будут задействованы сценарии и алгоритмы переадресации. Например, если трубку никто не взял на протяжении 10 секунд, звонок автоматически перенаправляется группе руководителей — для того чтобы исключить возможность неотвеченного вызова.

Остается решить только один технический вопрос: что будет выступать в качестве конечного терминала? Проще всего задействовать личные средства связи сотрудников — в этом случае они смогут отвечать на звонки, находясь где угодно, хоть на даче. Но если это по каким-либо причинам невозможно или сложно, выручит программа-софтфон, установленная на компьютер и подключаемая к офисной АТС посредством уже созданного VPN.

Организация взаимодействия: важно или нет?

Итак, рабочие места подключены, телефонная связь налажена, сетевая инфраструктура находится под неусыпным контролем ИТ-отдела. Руководители отслеживают прогресс в выполнении заданий, делегируют полномочия и распределяют нагрузку. Клиенты дозваниваются, получают своевременные исчерпывающие ответы и консультации. Словом, задачу можно считать решенной, если бы не одно но: удаленная работа для сотрудников — рай, а для менеджера — сущий ад, ведь считается, что без привычных летучек, совещаний, обходов и вызовов «на ковер» контролировать работу персонала практически невозможно.

Но, как показывает практика, в сопоставлении с современными инструментами управления задачами все вышеперечисленные средства контроля показывают себя неэффективными, причем даже в офисе. В разделе «таск-менеджмент» безоговорочно лидируют облачные решения — никакая харизма не возобладает над сухими цифрами и графиками. Да и управляющему неизмеримо проще: ведь ему не важна причина, по которой срываются сроки, — куда важнее своевременно отреагировать на ситуацию. Поменять исполнителя, разделить сложное задание на несколько более простых, усилить проблемное направление, задействовать простаивающего сотрудника — как выяснилось, это можно сделать намного быстрее, если… не созывать всех в комнату для брифингов.

img

Кроме популярного «Битрикса24» или «Мегаплана» можно подобрать и другие, в том числе бесплатные (свободно распространяемые) проекты. Даже самая простая программа, такая как Trello, позволяет с легкостью управлять сложными проектами. Есть решения и для управления продажами: например, amoCRM, в котором по каждому обращению клиента создается задача-сделка, автоматически продвигаемая по воронке продаж. Ну а если без совещаний категорически не обойтись, есть Skype и прочие средства для создания видеоконференций (в том числе ресурсы виртуальных АТС).

Выводы

Разумеется, обеспечение полноценной работы в режиме виртуального офиса требует подготовки — и не столько в организации производственных процессов и освоении технологий, сколько в социальном аспекте. Выбитому из привычной жизненной колеи человеку непросто сразу перестроится на новую схему производственных взаимоотношений, поэтому весьма важно сократить время перехода до минимума. Как — зависит только от специфики работы компании: возможно, начать придется не с подключения компьютеров, а с телефонии.

Но в любом случае карантин и перевод сотрудников на вынужденную «удаленку» обладает неоспоримыми преимуществами — это уникальная возможность переосмыслить модель ведения бизнеса и получить бесценный экспириенс. В итоге выводы могут быть произвольными, но то, что будут полезными, — несомненно. А главное, вне зависимости от итогов форс-мажорной телеработы ваша компания будет полностью подготовлена к любым неожиданностям. Если, конечно, эксперимент «телеработа» выйдет удачным.

Удаленная работа

Горячие темы: Удаленная работа

Журнал: Журнал IT-Expert [№ 03/2020], Подписка на журналы

Поделиться:

Источники: www.it-world.ru