Выбираем облачное хранилище для небольшой компании

Достаточно ли возможностей бесплатного облачного хранилища для малой компании? Смотрим и сравниваем.

Что облачные хранилища предлагают для бизнеса

Сразу скажем, что облачные провайдеры предусматривают два варианта использования облака: для физического лица и для бизнеса. Бизнес-аккаунты отличаются тем, что их владелец может создавать команду пользователей, назначать уровни доступа к той или иной информации, контролировать действия с файлами, а при увольнении сотрудника лишать его доступа к общим файлам и папкам.

Вам будет интересно:Инструменты для роста, или Кое-что о бизнес-завтраках

Физические лица тоже могут делиться файлами с другими пользователями (и отзывать доступ по ссылке) и при этом даже иногда выбирать уровень доступа: просто скачать файл или отредактировать. Однако у них не будет инструментов для мониторинга действий пользователей, распределения их на группы, простого исключения пользователя в случае его увольнения. В некоторых случаях это непринципиально: например, если в бизнесе участвует всего три человека, отношения между ними доверительные, да и особо конфиденциальной информации нет. Но иногда облачные хранилища для бизнеса и частного использования у одного и того же разработчика называются по-разному: скажем, в первом случае Google предлагает Google Suite, а во втором – Google Drive, и уж тут бизнес-инструменты просто необходимы.

Вам будет интересно:Как заставить отдел ИБ приносить прибыль

Понятно, что все бизнес-аккаунты платные (в отличие от частных), и для удобства мы собрали информацию по каждому из них (см. таблицу).

Еще одна важная функция облачных хранилищ – интеграция с другими приложениями и сервисами, в частности веб-версиями офисных программ. Такая возможность предусмотрена в Google Drive и Google Suite, в OneDrive, «Яндекс.Диске» и т. д. и очень удобна для пользователей, которые постоянно работают с документами, причем коллективно: можно совместно редактировать тексты в онлайн-режиме прямо в браузере, не загружая их в компьютер. Или написать комментарии к созданному коллегой документу.

Многие облачные хранилища позволяют прямо в браузере просматривать файлы распространенных форматов: документы, таблицы, фотографии, видео. В работе это довольно важно — не надо скачивать файл, чтобы посмотреть его содержимое. Не нужна эта функция только в том случае, если облако используется как архив, к которому обращаются довольно редко.

И еще один актуальный параметр, на который следует обратить внимание, — шифрование файлов. Некоторые облака могут хранить файлы в зашифрованном пользователем виде, при этом ключ есть только у самого пользователя и он не хранится на сервере (то есть даже владельцы облака не смогут прочитать содержимое). Кстати, именно поэтому не получится использовать зашифрованные файлы и в режиме предварительного просмотра. В зашифрованном виде можно хранить сугубо конфиденциальную информацию, а использование для этого облачных технологий объясняется просто удобством доступа к ней (с ключом, разумеется) из любой точки мира.

Вам будет интересно:У Google поспели пирожки

Если облачное хранилище будет использоваться для предоставления публичного доступа к файлам (например, видео), то нужно иметь в виду, что некоторые провайдеры выставляют ограничения на объем скачивания (например, 1 Тбайт в месяц). При частом скачиваний файлов больших размеров этот ресурс можно легко выбрать, и тогда доступ будет ограничен.

Сравнение облачных хранилищ

Приведем примеры облачных хранилищ, которые можно использовать в малом бизнесе. Так как подобных предложений на рынке достаточно, ограничимcя теми, которые поддерживают русский язык (начинающему пользователю легче в них освоиться), содержат средства предварительного просмотра и хотя бы минимальный набор инструментов для командной работы.

Dropbox

Одно из старейших облачных хранилищ и, наверное, самое известное.

В версиях для личного использования поддерживается интеграция с Microsoft Office Online, а во всех трех бизнес-версиях — и с Microsoft Office 365 (одна даже позволяет создавать рабочие группы и управлять доступом к файлам). Бесплатный объем для личного использования – всего 2 Гбайт, зато по самому дешевому бизнес-тарифу доступны целых 2 Тбайт, а в более дорогих объем облака не ограничен. Поддерживается 256-битное шифрование AES.

Google Drive (или Google Suite для бизнеса)

Тоже довольно известный продукт. Бизнес-версия, помимо стандартных функций, предусматривает интеграцию с голосовыми и видеочатами, календарем, корпоративной почтой на базе Gmail.

Кстати, управлять доступом к файлам можно и в Google Drive: программа позволяет установить три уровня – просмотр, комментирование и редактирование. Доступ можно дать только конкретным пользователям (им потребуется авторизоваться в Google) или по ссылке. То есть при желании можно настроить более или менее нормальную работу в команде даже при использовании Google Drive. Есть интеграция и с «Google Документами». Бесплатный объем для личного пользования – 15 Гбайт. По самому дешевому бизнес-тарифу доступно 30 Гбайт, но по всем другим объем облачного хранилища не ограничен.

«Облако@Mail.ru» (или «Teambox для бизнеса»)

Услуга от отечественного IT-гиганта предусматривает интеграцию с Microsoft Office Online, поэтому создавать и редактировать документы, таблицы и презентации можно прямо в браузере с автоматическим сохранением изменений в облаке.

Бизнес-версия, помимо стандартных функций, обладает интеграцией с протоколом WebDAV, позволяя работать с облаком как с обычными папками на компьютере. Ценообразование тоже очень простое: 3 рубля за 1 Гбайт в месяц. Версия для частного использования сейчас обеспечивает бесплатно 8 Гбайт (в самом начале предлагался целый терабайт).

В «Облаке@Mail.ru» можно настроить два уровня доступа к папкам (просмотр и редактирование) и вручную назначить пользователей, которые будут иметь к ним доступ, либо создать на них ссылку для любых пользователей.

«Яндекс.Диск»

У «Яндекса» нет специальной версии облачного хранилища для бизнеса, но уровни доступа к папкам можно настроить так же, как в «Облаке@Mail.ru».

Есть интеграция с Microsoft Office Online. Бесплатный объем – 10 Гбайт, а цены на дополнительный довольно демократичны: скажем, 1 Тбайт за 2000 рублей в год. Многим россиянам «Яндекс.Диск» хорошо знаком, так что его использование в бизнесе не потребует дополнительных навыков.

OneDrive

Продукт от Microsoft. В бизнес-версии, помимо стандартных, имеется функция удаленного доступа к файлам. А значит, можно изменять загруженный на компьютер файл без подключения к Интернету и все изменения автоматически синхронизируются при подключении.

Во всех версиях есть интеграция с Microsoft Office Online.

Вам будет интересно:Решаем задачи HR в интранете

В версии для частного использования можно делиться папками с другими пользователями, разрешая или запрещая их редактировать. Бесплатный объем облака для частного хранения – всего 5 Гбайт.

pCloud

Относительно молодое облачное хранилище, офис разработчика находится в Швейцарии. В бизнес-версии каждому пользователю доступен 1 Тбайт информации, а в обычной – 10 Гбайт бесплатно и еще 10 получаешь, участвуя в акциях, но все дополнительные объемы платные. Интеграции с офисными приложениями нет, но просмотреть документы, фото (в том числе в формате RAW) и видео можно прямо в браузере, не загружая в компьютер. Поддержка pCloud Crypto позволяет зашифровать свой файл собственным ключом, так что даже разработчики не смогут прочитать содержимое.

Mega

Продукт новозеландского разработчика. Здесь нет ни бизнес-аккаунта, ни интеграции с офисными приложениями, даже нельзя просмотреть файлы Microsoft Word (хотя фото и PDF можно). Зато Mega обеспечивает бесплатно целых 50 Гбайт всем зарегистрированным пользователям.

Таким образом, если нужен именно архив и желательно бесплатный, то этого объема будет вполне достаточно, а значит, Mega – весьма удачный вариант. Скорость скачивания не ограничена, но объем передачи информации в месяц по самому дешевому тарифу – всего 1 Тбайт (правда, если использовать Mega как архив, это непринципиально).

* * *

Итак, если облачное хранилище планируется использовать только в качестве архива, стоит обратить внимание на «Яндекс.Диск» или One Drive – у них самые демократичные цены. Самый большой бесплатный объем хранения предлагает Mega – 50 Гбайт. Активно работать с файлами в облачном хранилище в онлайн-режиме позволяют все рассмотренные решения, кроме pCloud и Mega.