Зачем нужен аудит печати
Какой софт использовать для аудита печати
Леса безжалостно вырубаются, почвы разрушаются, а бюджеты компаний медленно, но верно утекают… в лоток принтера. Улучшенные системы подачи чернил, оригинальные картриджи по выгодной цене, стопка черновиков на тумбочке – может быть, мы и так неплохо экономим на печати? В любом случае, эти расходы считаются обязательными. Однако давайте выясним, что же такого жизненно необходимого печатают ваши сотрудники целыми днями?
Вам будет интересно:Бережем трафик
Зачем нужен аудит печати
Прежде чем что-то оптимизировать, следует понять, как все это работает. В нашем случае – установить, кто и что печатает. Например, какие-то из бизнес-процессов компании предполагают неконтролируемое размножение бумажных копий там, где можно обойтись электронной версией. К тому же часто бывает, что удобно расположенный на пути к кофе-машине принтер работает с высокой нагрузкой, а пылящееся в углу МФУ используется от случая к случаю. Аудит не помешает даже тем организациям, где уверены, что никто из сотрудников втихаря не распечатывает для себя «Войну и мир».
Рынок программ для мониторинга, аудита и контроля печати велик. Основные критерии выбора – функционал, размеры компании и цена софта.
Какой софт использовать для аудита печати
O&K Print Watch
Работает с сетевыми и локальными принтерами, сохраняя информацию о том, с какого компьютера, что, в каком количестве (включая число копий) и формате печаталось. Более того, каждый распечатанный документ сохраняется в формате графического изображения или PDF – всегда можно просмотреть его содержимое. Программа следит за расходными материалами в принтерах и МФУ (вовремя напомнит о необходимости пополнения), генерирует широкий спектр отчетов (статистику вы вправе просматривать в браузере). Предусмотрена возможность устанавливать квоты и ограничения для различных принтеров, компьютеров или групп по объему напечатанного материала и отдельным параметрам: цветности, количеству страниц, ключевым словам в названии файла и стоимости отпечатка. Последнее рассчитывается исходя из режима печати и формата бумаги. Можно запретить любому пользователю прямую печать – тогда задания будут помещаться в очередь, но выполняться только с разрешения администратора.
O&K Print Watch подразумевает гибкий ценник. За годовую лицензию на один принт-сервер можно заплатить от 1500 до 40 000 рублей в зависимости от количества принтеров. У всех видов лицензий есть бесплатный пробный период – 21 день. А вариант с ограниченным функционалом для контроля одного принтера бесплатен.
Print Audit
Позволяет собирать статистику и показывает подробный отчет: имя пользователя, название принтера и документа, время и дату, приложение, из которого файл отправлен на печать. Представление в виде диаграмм по заданному параметру удобно тем, что вы видите, какие документы печатаются чаще всего, и сможете оптимизировать печатающую технику под реальные нагрузки.
Print Audit даст представление об объеме и характере работ по каждому устройству и при необходимости позволит их скорректировать. В результате служебные записки больше не будут печататься на цветном МФУ формата А3 с высокой стоимостью отпечатка, а внутренние документы (те же письма) будут выводиться только в двустороннем режиме.
Программа способна вести учетные записи пользователей с личными счетами и регулировать стоимость отпечатков с учетом указанных параметров.
Print Audit интегрируется с Citrix, Novell eDirectory и Microsoft Active Directory. Выбор определяется исходя из набора сервисов и количества рабочих мест. Минимальный комплект на пять компьютеров обойдется в $275. Не самый дешевый, зато функционал богатый.
Print Job Manager
Отличается широкими возможностями интеграции в сеть организации. Можно назначать контроль не только за принтерами, подключенными к серверам печати или к сети по IP, но и за пользовательскими устройствами, соединенными непосредственно с компьютерами. Среди большого количества вариантов отчетности много понятных графических форм. В частности, легко получить информацию о расходах на печать с детализацией по времени, ПК, типам печати и прочим параметрам.
Цена зависит от редакции (стандарт, премиум и специальная сборка), количества принтеров и рабочих станций. Стандартную версию для двух компьютеров с одним принтером можно использовать бесплатно.
Выводы
Компании, проводящие аудит печати, в один голос утверждают, что в долговременной перспективе можно снизить затраты на 20–50%. Причем работает уже сам фактор учета, о котором известно всем сотрудникам. Однако тут, как и в любом деле, важно не переборщить, чтобы затраты на контроль не превысили выгоду от него, а внимание к параметрам распечаток не затормозило рабочий процесс.
Ключевые слова: программное обеспечение компьютера
[ Подписка на журнал ]
Об авторах
Ольга Ларина
Журналист, фотограф-репортер, специалист по оптике, фототехнике и освещению. В свободное время преподает детям занимательную физику и путешествует по местам, где не ступала нога разумного человека. «Люблю роботов. В детстве хотела быть космонавтом».
