Организация и контроль – ключевые факторы успеха любого проекта, неважно, стартап это или зрелое предприятие. Мы попросили топ-менеджеров ряда компаний поделиться опытом управления проектами: что в этом деле важнее всего?
Дмитрий Бессольцев, директор департамента ИТ-аутсорсинга ALP Group: «Мы разработали особую методику»
Традиционная технология управления проектами дает сбои в периоды экономических кризисов. Кроме того, она не соответствует возросшему темпу развития информационных систем. Поэтому мы разработали свою методику, в которой независимые области – аудиты, проект и процесс – тесно взаимоувязаны. Так гораздо лучше планируются и контролируются любые изменения. Каждый шаг проходит гладко, а если что-то не взлетает, проект откатывается к прежней точке в полном соответствии с заранее подготовленным планом «Б».
Александр Альхов, основатель проекта «Courseburg Россия»: «Инструменты, перегруженные ненужными функциями, увеличивают хаос»
Вам будет интересно:Mini STX: самосборный домик
Вам будет интересно:Проекты, которые гуляют сами по себе
Мы начинали с таблиц в MS Excel, потом завели CRM-систему. Но оказалось тяжело привыкать к инструментам, перегруженным ненужными функциями, что увеличивало хаос. В итоге разложили все цепочки бизнес-задач по разным сервисам. В одном планируем и ведем учет задач – это Trello, другие встроили в наш сайт и доводим внутреннюю CRM, чтобы она стала удобнее.
Идея разделить несвязанные цепочки лежала на поверхности, но почему-то мы долго искали сервис, где все это есть. Думаю, мы не одни такие, просто не все в этом себе признаются.
Наталья Бойко, заместитель генерального директора ООО «Нексиа Пачоли Консалтинг»: «Все умеют снимать кино и управлять проектами»
По мнению многих, управление проектами – простая вещь. Так и есть, если речь идет о проекте «Собери семью на дачу». Первый раз это хлопотно, потом легче, в итоге мы укладываемся за предсказуемое время и с минимумом забытых дома вещей.
Но наша компания работает с серьезными и нетиповыми проектами, диктующими сжатые сроки и нередко решающими нестандартные задачи. Тут, конечно, необходимы не только знания в области управления проектами, но и опыт руководства коллективом в условиях «слабой матрицы». То есть приходится управлять людьми, не будучи их единственным и непререкаемым начальником, и одновременно управлять ожиданиями клиентов, которые сами выступают для нас истиной в последней инстанции. Инструмент для управления такими проектами – классика PMI.
Вам будет интересно:Как сэкономить на продвижении в Instagram
Самые непредсказуемые проекты – это создание чего-то нового. Например, разработка программного обеспечения. Здесь необходимо реализовать сложную задачу в рамках фиксированных (или гибких, но все же не бесконечных) сроков. Технология управления такими проектами определяется правилами Agile.
Станислав Романов, руководитель отдела продвижения компании Startpack.ru: «Если нужно запомнить собственные задачи, то разумнее обойтись заметочником»
Планировщик нужен, когда не можешь удержать в голове и свои задачи, и задачи твоих подчиненных. Требуются какая-то история, порядок, назначения, приоритеты, уведомления, диаграмма Ганта, фиксация затраченного времени и прочие опции. Среди популярных систем выделю BiPulse, Devprom, Worksection, «Битрикс24» и «ПланФикс». Выбирать стоит по принципу «чем крупнее бизнес, тем более гибкая система нужна». Причем исходить из ряда требований. Если нужно лишь запомнить собственные задачи, разумнее обойтись заметочником. Trello эффективен в командах любого размера и даже в самых нестандартных бизнесах. Но при этом оценивать эффективность сотрудников и управлять сложными процессами лучше с помощью JIRA или YouTrack.
Юрий Гольдберг, основатель стартапов PriceRemont, ReWeDO и Re:roomes: «Любые тактические приемы и хитрые названия не заменяют сути этапов развития фирмы»
В нашей компании практикуются как классические, так и инновационные методы управления проектами. Для интернет-стартапов и проектов, с которыми работает распределенная команда и где много промежуточных вариантов и версий кода, используем Agile. Если проект интенсивно развивается, применяем заимствованный у Олега Григорьева (НИЦ «Неокономика») метод «аврально-опытной деятельности».
Но любые тактические приемы и хитрые названия не заменяют сути этапов развития фирмы: стартап, поиск эффективной и масштабируемой прибыльной идеи, налаживание, расширение и экспансия бизнеса, регулярная работа. Глубже присматриваться к сути решаемой проблемы и подстраивать под нее организацию и контроль. Бесполезно задавать в стартапе функциональные обязанности с KPI. А без плана по валу и выработке регулярный бизнес работать не будет.
Николай Пацков, генеральный директор компании «FreshDoc.ru»: «Сделаем когда-нибудь означает не сделаем никогда»
Вам будет интересно:Нужен ли сисадмин в штате?
Над одной задачей могут работать разные отделы: разработчики, аналитики, юристы, маркетологи. Поэтому мы выстраиваем свою деятельность в формате поэтапной проработки отдельных проектов. Все они занесены в единый реестр, который ежемесячно актуализируется. Каждый проект включает свой пул задач, закрепленных за конкретными исполнителями. Каждый из них самостоятельно назначает сроки и определяет трудозатраты. Важно, чтобы у каждой задачи был четкий дедлайн. Помните: «сделаем когда-нибудь» означает «не сделаем никогда».
Все данные фиксируются в сервисе Redmine, и каждый исполнитель может оперативно уточнить, на какой стадии решения находятся его задачи. Такой подход помогает максимально эффективно планировать сроки и трудозатраты, отслеживать статус задач.
Сергей Большаков, генеральный директор ООО «АКСИ»: «Человек склонен к окапыванию на рабочем месте»
Управление проектом – это в первую очередь необходимость свести вместе и проанализировать информационные потоки. А информационные потоки – это люди. Поскольку человек ищет комфорта и склонен к окапыванию на рабочем месте, запутывая процессы, необходимым началом любого многозадачного проекта, имеющего конкретные сроки, должно стать составление диаграммы Ганта. Четкий план существенно облегчает поиски слабых звеньев (а они всегда есть), позволяя в нужное время простимулировать их. Построить диаграмму Ганта можно с помощью множества программных продуктов, я предпочитаю Microsoft Project. Его бесплатный и простой аналог – «ПланФикс».
Наталия Давыдова, исполнительный директор Heads and Hands: «Самое главное в управлении проектами – всегда быть в позитиве»
Наша фишка – не ставить длинных задач: в идеале не более четырех часов. Поэтому из инструментов мы используем Redmine (для постановки задач и отслеживания их выполнения), Slack (для общения внутри команды) и Merlin (для создания диаграммы Ганта и отслеживания движения по задачам).
В таймлайн проекта всегда закладываются риски, то есть дата сдачи проекта внутри всегда раньше, чем для клиента, чтобы был запас (сэкономленное время пускаем на дополнительное тестирование и отладку).
Главное в управлении проектами – всегда быть в позитиве самому и вдохновлять команду. Особенно сложно бывает на длительных проектах, когда в середине или к концу пропадает кураж. Нужно обязательно передавать команде положительный фидбек от заказчика и пользователей (например, если запущена бета-версия сайта или приложения), ни в коем случае не делиться негативом, это демотивирует. Нас вдохновляли положительные комментарии в App Store и Google Play, потому что на длинных проектах хочется чувствовать пользователя, понимать, что всё делается не зря.
Александра Вяль, руководитель бюро необычных экскурсий «Барселонер»: «Мы искали максимально простое решение»
Когда «Барселонер» только создавался, мы хотели подойти в делу как можно серьезнее. Изучали различные CRM, пытались внедрять их для постановки задач дизайнерам, гидам. Но ни одна так и не прижилась – ведь большинство из нас чаще находится не у офисного компьютера, а в городе, со смартфоном и мобильным Интернетом. Мы искали максимально простое решение. Им оказался… WhatsApp.
В этом мессенджере завели несколько чатов по группам сотрудников – гиды, администрация проекта и т. д. Общение происходит в чате, там же ставим задачи и собираем отчеты. В каждом чате есть сотрудник, который собирает всю поступившую информацию в «Google Таблицы». Кроме того, с помощью WhatsApp ведем учет гостей, назначаем гидов на экскурсии, получаем отчеты об оплате, обсуждаем расписание прогулок и поездок. И главное – не приходится долго объяснять новичкам, как устроено общение внутри компании.
Ольга Фартусова, руководитель отдела рекламы и PR компании«Телфин»: «Мы выбрали бюджетный формат»
Мы тестировали много вариантов: «Битрикс24», «Мегаплан», Wrike, Asana, Active Collab. В итоге остановились на последнем. Этот инструмент позволяет собирать идеи, ставить задачи по отделам, формировать списки дел по сотрудникам.
Есть еще Basecamp – удобен как библиотека, мы уже три года храним в нем публикации, отчетность и полезные инструкции.
Мне лично понравился Wrike: широкий функционал, техподдержка быстро отвечает. Полезна диаграмма Ганта – с ее помощью легко следить за выполнением проекта. Можно объединить календарный план работ с календарями сотрудников плюс распределять одну задачу на нескольких исполнителей с разной загрузкой. То есть если у сотрудника в плане задач на восемь часов работы, он не даст добавить еще одну. Но эти функции работают только в корпоративном решении и стоят хороших денег. Мы же выбрали бюджетный формат, но продолжаем следить за рынком планировщиков.
Денис Прозоров, технический директор ГК «ХОСТ»: «Соблюдение сроков гарантируют бизнес-процессы, сотрудники и технические средства»
Наша компания работает одновременно над 30–50 проектами. Их управляемость, прозрачность, предсказуемость и соблюдение сроков гарантируют три элемента: бизнес-процессы, сотрудники и технические средства планирования и контроля.
В компании действует несколько бизнес-процессов, они определяют основные элементы: документацию, логистику, разработку, внедрение, сопровождение. Мы проводим внутренние и внешние аудиты по стандарту ISO по каждому процессу. Так выявляем неактуальные нормы или добавляем новые.
Для управления проектами используем Microsoft Project Server (он показывает все проекты), а для разработки прикладных решений – JIRA или Redmine.
Об авторах
Екатерина Богданова
Журналист, редактор. В разные годы работала в «Комсомольской правде», «Вечерней Москве», принимала участие в редизайне сайта газеты «Москвичка». Любит дальние поездки на машине, обожает котов, собак и лошадей. «Все, что ты делаешь, должен делать хорошо».
