Полезные инструменты. Содержание
- Общение
-
- FaceTime
- Skype
- Microsoft Teams
- Google Meet (ранее Google Hangouts)
- Zoom
- Join.me
- GoToMeeting
- Free Conference Call
- ClickMeeting
- Cisco WebEx
- Amazon Chime
- eZ Talks
- Mikogo
- Совместная работа
- Google Диск
- Slack
- Yammer
- Evernote
- Slideshare
- Dropbox
- TeamViewer
- Яндекс.Диск
- Облако Mail.Ru
- GroupMe
- Glip
- Flock
- Проекты
- LiquidPlanner
- Celoxis
- ProofHub
- Wrike
- Zoho Projects
- Basecamp
- Trello
- Мегаплан
- Адванта
- Asana
Вам будет интересно:Порядок в СЭД: почему необходим электронный архив
Проекты представляют собой особый вид работы, наборы задач, у которых есть дата начала и окончания, а также результат. Проект – это строительство дома или запуск нового предприятия или портала.
При удаленной работе оптимально распределить нагрузку между членами проектной команды непросто, но существуют решения, которые придут на помощь прожект-менеджерам.
Вам будет интересно:HP DaaS — для бизнеса, которому важна непрерывность
Приложения для управления проектами отличаются тем, что позволяют отслеживать несколько проектов одновременно со всеми подробностями, уделяя внимание, в частности, срокам, ходу выполнения задач и рабочим нагрузкам. Любое хорошее приложение, предназначенное для управления проектами, позволяет увидеть, когда крайний срок может сорваться, прежде чем это произойдет.
Кроме того, приложения дают возможность просматривать подробные отчеты о том, сколько работы делает каждый участник проектной команды, и легко переназначать задачи, когда кто-то перегружен или неожиданно выпадает из работы. Некоторые приложения также включают инструменты для определения бюджета проектов и автоматического расчета стоимости работы каждого члена команды на основе определенной почасовой ставки.
В целом, чем крупнее организация и чем сложнее ее потребности, тем выше оплата. Среди приложений для управления проектами малые предприятия могут найти хорошее приложение менее чем за $10 на человека в месяц, или даже бесплатно, а приложение среднего уровня стоит около $20–40. В то время как высококачественное программное обеспечение для крупных организаций обойдется от $45 на одного пользователя в месяц.
LiquidPlanner
Решение для крупных компаний, позволяющее планировать и расставлять приоритеты для сотен проектов и отслеживать, как изменения одного проекта повлияют на другие проекты, а также анализировать связанные ресурсы и риски в рамках одного приложения.
Вам будет интересно:Как распознать дезинформацию в Интернете?
Сервис помогает создавать настраиваемые информационные панели, отображающие диаграммы, таблицы и другую графическую информацию. Используя системы фильтров, можно формировать специализированные отчеты. Например, сгруппировать людей по должностным обязанностям или умениям, а затем сделать отчет, показывающий, кто из них готов взять новую работу, когда у вас есть задача, которую нужно срочно сделать. Крупным организациям LiquidPlanner помогает управлять ресурсами в рамках проектов и в соответствии с меняющимися приоритетами, поддерживает интеграцию с несколькими сервисами, включая различные онлайн-календари, Box, Dropbox и Google Drive.
Из минусов – цена и сложность настройки. Стоимость – от $45 на одного пользователя в месяц. Также отсутствует русскоязычная поддержка.
Сайт LiquidPlanner
Celoxis
Программное обеспечение для просмотра, управления и оптимизации текущих и предстоящих проектов, отслеживания этапов проекта, расходов и бюджета, а также для создания отчетов на основе этой информации в одном приложении. С помощью диаграмм можно оптимально распределять человеческие ресурсы по задачам в зависимости от доступности, навыков и спроса.
Дает возможность в реальном времени отслеживать расходы бюджета, дебиторскую задолженность и прибыльность по проектам и портфелям, прогнозировать выручку и рассчитывать KPI для бизнеса. Предлагает ряд функций управления портфелем проектов: можно просматривать статус задач в различных проектах, ресурсы, доходы, затраты и маржу в виде диаграмм и карточек, которые представляют ключевые показатели в понятной форме.
Подходит для географически распределенных проектных групп, работающих в разных часовых поясах.
Celoxis легко интегрируется с множеством повседневных приложений, которые используют современные команды – MS Project, Excel, Google Drive, Outlook, QuickBooks, Salesforce, и другими.
Сервис доступен как онлайн, так и локально, поэтому можно выбрать, какой режим развертывания лучше всего соответствует вашим потребностям. Работает на десктопных и мобильных устройствах. Стоимость начинается от $25 на одного пользователя в месяц при оплате минимум пяти пользовательских лицензий.
Сайт Celoxis
ProofHub
Еще одно онлайн-приложение для управления проектами предназначено в первую очередь для малого бизнеса. Предоставляет возможность управления до 40 проектами одновременно. Содержит все основные функции: задачи, шаблоны проектов, учет времени, групповой чат, диаграммы Ганта и многое другое.
При настройке можно выбрать, какие вкладки вы хотите видеть в приложении. Доступны следующие варианты: обсуждения, задачи, диаграмма Ганта, календарь, заметки, файлы и время.
Одна из удобных функций – табличное представление задач. Предусмотрен выбор, какие поля задачи отображать, сортировка по разным полям, изменения порядка столбцов и экспорт данных в файл CSV.
Вам будет интересно:Linux для детей: играем и учимся
Пользователи высоко оценивают функцию онлайн-обсуждений, поскольку она позволяет команде собраться вместе и провести мозговой штурм.
К плюсам также можно отнести простую навигацию по приложению. Из минусов – отсутствуют инструменты для составления бюджета, выставления счетов или управления ресурсами.
Программа интегрируется с FreshBooks, а также можно подключить свою учетную запись ProofHub к Google Calendar, Apple iCal, Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive и Outlook.
Стоимость от $50 в месяц независимо от количества пользователей.
Сайт ProofHub
Wrike
Онлайн-система управления проектами и совместной работы. Сервис предназначен для взаимодействия как в локальной, так и распределенной команде, позволяет планировать проекты, приоритизировать задачи и отслеживать график их выполнения.
Платформа Wrike обладает функциями, необходимыми для поддержки самых сложных рабочих процессов, и все они управляются через интуитивно понятный интерфейс, который легко адаптируется под нужны пользователя. Wrike можно настроить для любого человека, команды, отдела или проекта и таким образом составлять запросы, планировать, назначать задачи, отслеживать этапы работы, использовать аналитику для принятия решений на основе полученных данных.
Это цифровое рабочее место, объединяющее все дискретные системы и приложения, используемые в организации. Большое внимание уделяется безопасности. Wrike имеет центры обработки данных, сертифицированные по ISO в США и ЕС, а платформа Wrike сертифицирована по стандарту ISO/IEC 27001: 2013.
В первую очередь сервис рекомендован маркетологам и разработчикам.
Стоимость начинается от $9,8 на одного пользователя в месяц. Wrike доступен как в веб-версии, так и в виде приложений для iOS и Android. Есть русскоязычная техподдержка.
Подробно об опыте использования Wrike можно прочитать здесь.
Сайт Wrike
Zoho Projects
Недорогой онлайн сервис для совместной работы в реальном времени. Включает отчеты об управлении ресурсами, форум, мессенджер, wiki, планировщик встреч, табели учета рабочего времени, бюджеты проектов, календарь, органайзер, хранилище и редакторы документов.
Визуально задачи можно представить в виде диаграмм Ганта или канбан-досок.
Zoho Projects дает возможность создавать настраиваемые поля и макеты для расписаний. Интегрируется с Microsoft OneDrive , Toggl Track , SugarCRM , Insightly CRM и Zoho Expense.
У сервиса есть функция, характерная для более дорогих инструментов. Она касается автоматического изменения расписания работы при смещении крайнего срока или при неожиданном уходе члена команды. У Zoho Projects имеется похожий инструмент: когда срок выполнения предшествующей задачи продлевается, вы можете настроить автоматическое смещение последующих задач в системе на такое же количество времени.
Zoho Projects предлагает бесплатную версию с ограниченным функционалом. Расширенные возможности получают пользователи с оплатой от $3 за человека в месяц. Это одна из самых недорогих платформ для управления проектами. Работает как в веб-версии, так и на мобильных устройствах.
Сайт Zoho Projects
Basecamp
Эта онлайн-система для совместной работы над проектами позволяет загружать файлы, отслеживать задачи и способна избавить команду от многочисленных электронных писем. Хорошо интегрируется с другими приложениями, но мгновенные сообщения изолированы, что может стать проблемой.
С помощью Basecamp вы разбиваете работу на отдельные проекты. Каждый проект включает инструменты, необходимые командам для совместной работы: доски объявлений, задачи, расписания, документы, файлы, групповой чат в реальном времени. Важной частью каждого проекта является информирование людей, чтобы ничего не потерялось и каждый знал, что делать. Basecamp позволяет легко увидеть общую картину и все детали. Стоимость начинается от $99 в месяц и включает неограниченное количество проектов и пользователей. Также существует бесплатная версия Basecamp под названием Basecamp Personal, предназначенная для управления тремя проектами с участием до 20 человек, но ее функции ограничены.
Сайт Basecamp
Trello
Trello – онлайн-система управления проектами для небольших компаний. Организует работу по методологии канбан-досок. С помощью этой системы удобно контролировать выполнение задач команды, зная, кто над чем работает, а что еще находится в разработке. Этот инструмент использует визуальные «карточки-задачи», которые легко отслеживаются и перемещаются. Все задачи сортируются на запланированные, текущие и выполненные, благодаря чему легко оценивать текущую картину проекта. C помощью уведомлений можно менять сроки выполнения задачи и приостанавливать уведомления по какой-либо из карточек.
В Trello можно собрать все материалы по проекту в одном интерфейсе: файлы с Google Disk, Dropbox, Box или OneDrive.
Уведомления приходят на почту, также имеется настройка бота для Telegram и получения сообщений, когда добавляется новый комментарий или меняется статус задачи. Легко интегрируется со Slack.
К сожалению, нет функции учета рабочего времени. Стоимость для бизнеса начинается от $10 за пользователя в месяц и включает неограниченное количество досок и карточек для команды. Как использовать программу с наибольшим эффектом, можно прочитать здесь и здесь.
Сайт Trello
Мегаплан
Российский сервис «Мегаплан» позиционируется как корпоративная CRM, но в сервисе много дополнительных модулей, подходящих для проектной работы. CRM включает выставление счетов, записи звонков, контроль сделок, таск-менеджер, файловый сервер, внутреннюю почту, видеозвонки и групповые и личные чаты, модуль для работы с персоналом.
«Мегаплан» интегрирован с мессенджерами Telegram и WhatsApp. Это позволяет вести переписку с пользователями мессенджеров прямо из CRM, не заходя в приложения на телефоне.
Различные модули системы действуют синхронно. Интерфейс настраивается индивидуально, показывая нужные данные. Управлять сделками удобно на канбан-доске, а следить за конверсией и планировать поступление денег – в воронке продаж.
Приложение позволяет распределять задачи между сотрудниками и получать уведомления о горящих сроках. Учет рабочего времени покажет, сколько задач у сотрудников и какое время уходит на их выполнение.
Хорошо структурирован раздел помощи.
Можно подключить 1С, IP-телефонию, корпоративную почту, «Google Документы» и другие инструменты.
Стоимость начинается от 384 руб. на одного пользователя в месяц при оплате годового пакета. На российском рынке это одна из самых популярных систем. Доступны облачное и «коробочное» решения.
Вам будет интересно:Как защитить свой бизнес от DDoS-атак
Сайт "Мегаплан"
Адванта
Еще одна российская комплексная информационная система для проектного управления.
Адаптируется под особенности бизнеса и заменяет решения на базе Microsoft Project Server + Sharepoint + BI + Excel и других аналогов.
В числе возможностей: реестр и шаблоны проектов, версионность планов, проектный документооборот, BI-инструменты, различные дашборды, совещания и контроль поручений, расписания и отчеты, управление ресурсами и загрузкой команды.
Особенностью является настройка без программирования. Компании достаточно опыта бизнес-аналитика. Гибкие настройки позволяют формировать собственные типы объектов, реквизитную модель, хранилища структурированных данных, бизнес-процессы.
Можно настраивать задачи в списке, создавать новые, ставить приоритеты, статусы, а также менять порядок задач. Каждой задаче можно задать цель и описание, отметить исполнителя, указать сроки исполнения. Руководителю будет удобно учитывать загрузку ресурсов в диаграмме Ганта, планировать деятельность команды проекта.
Стоимость подписки – от 750 руб. за лицензию в месяц при покупке годового пакета из 10 лицензий. Разработчики гарантируют внедрение системы за два месяца.
Сайт "Адванта"
Asana
Программное обеспечение для управления проектами, которое хранит все компоненты проекта в одном месте. Этот инструмент работает только в браузере – десктопного приложения нет. Но есть мобильные приложения для Android и iOS.
Предусмотрена бесплатная версия для 15 человек. При этом пользователям доступны все основные функции управления задачами, включая возможность создавать задачи, назначать исполнителей, указывать сроки выполнения, писать комментарии и прикреплять файлы. Нет никаких ограничений на количество задач или проектов, которые можно создавать. В платной версии предлагается также временная шкала Asana, которая, по сути, представляет собой диаграмму Ганта, даты начала и завершения задач, зависимости, этапы, формы, настраиваемые поля, ход выполнения, расширенный поиск и отчетность, портфолио и другие функции, а также премиум-аккаунты функции администратора, приоритетная поддержка, создание частных команд и проектов.
В рабочем процессе каждая команда отвечает за серию проектов с индивидуальными списками задач. У каждой задачи могут быть подзадачи, а также исполнитель, срок выполнения, вложения, комментарии, теги и участники процесса. С помощью отчетов можно отслеживать этапы работы. Комментарии и другие данные помогут понять, что происходит с задачей, на каком этапе она находится. По мере завершения задач и подзадач вся их история и все, что произошло, в итоге прикрепляется к самой задаче. Таким образом, каждое действие имеет значимость.
Вместо чата Asana предоставляет «Беседы» – доску сообщений, на которой члены команды могут обсуждать друг с другом вопросы, не связанные напрямую с какой-либо конкретной задачей.
Стоимость начинается от $10,99 за пользователя в месяц при оплате годовой подписки, а полный функционал можно получить за $24,99.
Сайт Asana
Несколько других сервисов для проектной работы:
Teamwork (ранее Teamwork Projects)
Redbooth
Azendoo
Monday.com
YouGile
Microsoft Project
Worksection
***
На рынке представлено много решений по управлению проектами. Исходя из своих задач и бюджета, можно выбрать любой сервис. Большинство компаний-разработчиков предлагает бесплатный пробный период, по окончании которого можно принять решение, оставлять ли программу для работы или искать дальше. Поскольку все быстро меняется, эксперты рекомендуют в первую очередь принимать в расчет такие параметры, как удобство, масштабируемость, интеграция со сторонними сервисами, скорость и качество поддержки, и ориентироваться на отзывы тех, кто уже протестировал продукт.
Управление проектамиУдаленная работаКомандообразование
Темы: Бизнес в цифре
Поделиться:
